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電子帳簿保存法：建設業の請求書・見積書をデータで保存するときの決まり

電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データで保存するときの決まりを定めた法律です。メールで送った見積書や、メールで受け取った請求書のように、最初から電子データでやり取りした書類は、データのまま保存する決まりがあります。この記事では、その基本の2つの要件を説明します。

対象になるもの

国税庁の説明では、取引の情報を電子データでやり取りした取引が対象になります。たとえば、次のようなものです。

印刷して紙で渡した書類は、ここでいう電子取引にはあたりません。紙で受け取った書類を電子化して保存する場合の決まりは、別に確かめる必要があります。

紙で受け取った書類を、スキャナなどで読み取って電子データで保存する制度を「スキャナ保存」といいます。国税庁の一問一答には、次の手順と要件が書かれています（出典：国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】令和7年6月・https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/03-4.pdf・確かめた日 2026-11-12）。

  1. 読み取る。解像度は25.4ミリメートル当たり200ドット以上（200dpi以上）で、カラー（赤・緑・青それぞれ256階調以上）で読み取ります。見積書・注文書などの「一般書類」は、グレースケールでもよいとされています（問10・問27）。
  2. 決められた期間内に、タイムスタンプを付けるか、訂正や削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）システムに保存します。読み取りを終えるだけでは足りないとされています（問21）。請求書や領収書などの「重要書類」では、書類を受け取ってからおおむね7営業日以内、または社内で決めた事務の処理サイクル（最長2か月）が過ぎたあと、おおむね7営業日以内とされています（問22・問23）。見積書や注文書などの一般書類には、この期間の制限はありません（問10）。
  3. 取引年月日・取引金額・取引先で検索できるようにしておきます（検索の要件）。
  4. 紙の書類は、令和4年1月1日以後に保存する分については、読み取った内容と紙の内容が同じか（折れ曲がりがないかも含めて）を確かめたあとなら、すぐに捨ててよいとされています。ただし、決められた期間を過ぎてから読み取った場合は、紙も保存します（問3）。

社内で定める規程については、一問一答に「スキャナによる電子化保存規程」のひな形が載っています。規程には、読み取る事務の責任者、処理の基準、スキャンやタイムスタンプを付ける時期などを定めるとされています（問53）。書類の区分（重要書類か一般書類か）と、それぞれにどの要件が必要かの表も、同じ資料にあります（問10）。

保存の要件の1つ目：データが書き換えられていないこと（真実性）

データが後から書き換えられていないことを、次のどれかの方法で確かめられるようにします。

  1. 受け取ったときに、タイムスタンプが付いたデータを受け取る
  2. 受け取ったあと、速やかにタイムスタンプを付ける
  3. 訂正や削除の記録が残る、または訂正や削除ができない仕組みのシステムで、やり取りして保存する
  4. 正当な理由のない訂正や削除を防ぐための事務処理の規程を決めて、その規程に従って運用する

一人で仕事をしている場合でも、このどれかを選んで、やり方を決めておきます。

保存の要件の2つ目：探せること（可視性・検索）

保存したデータは、次の3つの項目で探せるようにします。

日付や金額は、範囲を指定して探せるようにします。2つ以上の項目を組み合わせて探せるようにする必要もあります。

見本の保存の並びは次のとおりです。ファイル名に日付・取引先・金額を入れると、後から探しやすくなります。

見本：保存のファイル名の並び
20261015_見本内装店_見積_台所改修_税込〇〇〇〇〇円.pdf
20261020_見本内装店_請求_台所改修_税込〇〇〇〇〇円.pdf

ファイル名だけでは要件を満たしたことになりません。探す仕組みと、データの書き換えを防ぐ方法は、別に決めておきます。

オヤカタAIで楽になること

オヤカタAIの経費の画面には「検索（取引年月日・取引金額・取引先）」があります。経費・請求書・入金をまとめて、日付と金額は範囲で、取引先は一部の言葉で絞り込めます。条件は全部に当てはまるものだけが出ます。結果は、取引年月日・取引金額・取引先を入れたCSVで書き出せます。経費の記録では、紙で受け取って写真で保存したのか、電子で受け取ったのかを分けて記録でき、直すと前の内容が履歴として残ります。保存の年数は7年か10年から選びます。この検索の対象は経費・請求書・入金で、見積書は含まれません（見積りは、画面全体の「探す」で金額・日付・取引先から探せます）。タイムスタンプを付ける機能はありません。オヤカタAIは、電子帳簿保存法の要件を満たすことを保証するものではなく、法令の義務は利用者の責任で果たしてください、と利用規約に書いています（確認元：オヤカタAI試用版の画面と利用規約・2026-11-12）。

出典

この頁は 2026年11月12日時点の公式の資料をもとにしています。
建設業向けの業務アプリ「オヤカタAI」の登録の画面は、こちらです。

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